Gestión de proyecto

Gestión de proyecto

¿ Qué es un proyecto ? 

“Conjunto de actividades, planificadas, ejecutadas y supervisadas que, con recursos finitos, tiene por objeto crear un servicio o producto único”
(Ajenjo, 2000).

“Trabajo en el que se define un principio y un fin (tiempo), se especifica un resultado deseado (alcance), cumpliendo con unos requisitos de calidad (acabado) y coste (presupuesto)” (Courter, 2000).

“Proyecto es un esfuerzo temporal encaminado a crear un producto o servicio único” Project Management Institute (PMI)

Características de un proyecto

• Buscar alcanzar uno o varios objetivos. 
• Realizados por personas. 
• Actividades planificadas, ejecutadas y controladas. 
• Disponibilidad limitada de recursos. 
• Limitado en el tiempo. (Temporalidad) 
• Resultado único. (Unicidad) 

Los proyectos son temporales y únicos, lo que les diferencia de otras operaciones o procesos que son continuos y repetitivos.

Algunos ejemplos de proyectos

Los proyectos se llevan a cabo en todos los niveles de la organización y pueden involucrar desde una sola persona a muchas.

• Diseñar un nuevo producto o servicio.
• Desarrollar o rediseñar un sistema de información.
• I+D+i en líneas de investigación específicas.
• Llevar a cabo un cambio en la estructura / forma de trabajo de una organización. 
• Implantar una norma: ej. sistema de gestión de I+D+i, calidad, seguridad de la información …

Tipos de proyectos

En función del objeto del Proyecto

• Proyecto de investigación. 
• Análisis. 
• Estudio de viabilidad. 
• Proyecto industrial. 

De acuerdo con su alcance 

 Programa / Proyecto / Subproyecto.

Dimensiones de desarrollo de un proyecto

Conocimientos y habilidades de dirección de proyectos

Dirección de programas y gestión del portafolio

Un Programa es el conjunto de proyectos relacionados cuya dirección se realiza de manera coordinada.

Un Portafolio es un conjunto de proyectos o programas que se agrupan para facilitar su gestión efectiva.

Los proyectos o programas del portafolio no tienen por que ser interdependientes o estar directamente relacionados.

Proyectos consolidados y subproyectos

Los Subproyecto son componentes de un proyecto principal, que son considerados como proyectos y dirigidos como tales.

En proyectos muy grandes se utilizan jerarquías de subproyectos.

A menudo los subproyecto se contratan a:
- Una empresa externa.
- Otra unidad funcional dentro de la organización.

Ciclo de vida del proyecto

Las distintas fases por las que de forma secuencial y en el tiempo pasa el Proyecto, desde la idea inicial hasta la finalización de todas las actividades.

En general podemos hablar de:

• Concepción. 
• Planificación. 
• Implementación. 
• Finalización.

La transición de una fase a otra, normalmente implica alguna forma de transferencia técnica.

Los productos entregables de una fase se revisan para verificar si están completos, si son exactos y se aprueban antes de iniciar el trabajo de la siguiente fase.

La dirección de proyectos

Es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con limitaciones de tiempo, recursos o costes.

Se distinguen tres etapas principales:

– Creación del plan de proyecto

• La división del proyecto en tareas.
• La programación de las tareas en el tiempo.

– Gestión y seguimiento del proyecto

• Seguimiento del progreso de las tareas.
• La comunicación con el equipo.

– Cierre del proyecto

Project como herramienta de planificación

– Project almacena los detalles del proyecto en su base de datos: tareas, recursos humanos, tiempos, hitos, etc. Controla la programación y calcula los costes mediante la creación de un plan de proyecto.

– Trabaja en cierta forma como una hoja de cálculo, muestra los resultados inmediatamente.

* Utiliza columnas para introducir la información del proyecto: el nombre de las tareas, su duración, etc.

Elaboración de un plan de proyecto

¿ Cómo planificar un proyecto ?

– Determina los recursos humanos disponibles.
– Establece las fases y tareas.
– Programa el desarrollo de las tareas en el tiempo:
* Fecha de comienzo y fin de las tareas / Duración.
* Dependencias entre tareas.
– Asigna los recursos a las tareas.
– Planifica los resultados a alcanzar como hitos del proyecto.
– Realiza consideraciones como:
* Limitaciones de disponibilidad y horario de los recursos.
* Interrupciones en días festivos y vacaciones.

Control y seguimiento de proyecto

• Revisa el progreso de las tareas 
• El cumplimiento de las tareas e hitos del proyecto en tiempo y la sobreasignación de tareas a los recursos. 
• Las rutas críticas, tareas vinculadas que deben realizarse a tiempo para que el proyecto finalice en la fecha programada. 
• Gestiona a tu equipo de trabajo 
• Establece una comunicación leal y efectiva con el equipo de trabajo y evalúa si existen problemas entre los miembros del equipo. 
• Establece reuniones de seguimiento 
• Quien debe asistir / convocatoria con orden del día detallado, hora comienzo y finalización. 
• Prepara la reunión / actúa de moderador y no abordes temas que no sean los propios de la reunión /concreta los acuerdos y haz un acta de la reunión.